Hospitality & Bookings Sales Coordinator (m/w/d) gesucht — werde Teil des Future Health Lab Teams

Jobbeschreibung 

Als Hospitality & Bookings Sales Coordinator bist du für die reibungslose Koordination aller Event-Logistik verantwortlich und übernimmst eine führende Rolle beim Generieren von Buchungsumsätzen. Deine Aufgaben umfassen unter anderem das Begrüßen von Kunden, das Einrichten von Eventflächen, die Betreuung des On-Site-Caterings, die Koordination verschiedener Lieferanten sowie die Abstimmung mit unterschiedlichen Abteilungen.

Du bist die Hauptansprechperson für Raumbucher*innen, sorgst dafür, dass sie sich bei uns wohlfühlen und dass jedes Detail ihrer Veranstaltung nahtlos umgesetzt wird. Dabei arbeitest du eng mit unserer Hospitality Lead zusammen.

Die Position ist für 35 ausgeschrieben und die Arbeitszeiten richten sich nach dem Eventkalender.

Verantwortung

Hospitality Coordinator:

• Vorbereitung der Logistik, einschließlich des Setups von Räumen und Cateringbereichen (Getränke, Snacks usw.) für Co-Working, Meetings und Events.
• Betreuung von Raumbucher*innen während ihrer Veranstaltungen (Begrüßung, Raumbesichtigung, technische Einrichtung wie Laptops, Mikrofone, Bildschirme, Hauptansprechperson während der Veranstaltung).
• Begrüßung von Kund*innen und Weiterleitung an relevante Teammitglieder, Hosts, Mitglieder oder Besprechungsräume.
• Überblick über alle Events und Meetings im Raum sowie deren Anforderungen behalten.
• Wartung der Catering-Ausrüstung und der Kaffeemaschinen.
• Koordination von Catering-Lieferungen, Bestellung von Speisen und Getränken für kleinere Caterings, Verwaltung von Vor-Ort-Catering-Diensten, Überwachung des Catering-Setups und Sicherstellung eines hochwertigen Services.
• Gelegentliches Hosting an der Rezeption.

Bookings Sales Coordinator:

• Identifikation und Vorauswahl potenzieller neuer Kund*innen sowie Abschluss von neuen Geschäften zur Erreichung der Wachstumsziele im Verkaufsplan.
• Unterstützung bei der Entwicklung und Anpassung von raumbezogenen Produkten sowie der Festlegung von Preisen für Raumreservierungen und verwandte Produkte.
• Verwaltung von Kund*innenkontaktkanälen und Bearbeitung eingehender Anfragen zu Raumreservierungen.
• Erstellung von Berichten über erzielte und prognostizierte Verkäufe von Produkten im Zusammenhang mit Raumreservierungen.
• Proaktive Kundenerfahrung während des gesamten Verkaufsprozesses bieten.
• Durchführung von Marktanalysen und Benchmarking für raumbezogene Produkte und Dienstleistungen.
• Nutzung des CRM-Systems zur Entwicklung umfassender Kontaktlisten, Workflows und Sequenzen.

Eigenschaften

• Berufserfahrung in den Bereichen Hospitality, Catering oder Eventmanagement, vorzugsweise in einem unternehmerischen Umfeld.
• Erfahrung im Bereich Sales und/oder Marketing.
• Eine praxisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität und ein ausgeprägter Blick für Details.
• Bereitschaft, sich an flexible Arbeitszeiten entsprechend dem Eventkalender anzupassen.
• Erfahrung im Umgang mit Unternehmensvertreterinnen oder Geschäftskundinnen ist von Vorteil und gewährleistet ein professionelles und serviceorientiertes Auftreten.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch.
• Gültige Arbeitserlaubnis für Österreich.

Arbeitsumgebung

• Einzigartige Lernmöglichkeiten in einem kreativen und aufgeschlossenen Team
• Community-Events, wie internationale Dinner, Sommerfeste, Winterfeiern und weitere Veranstaltungen.
• Zugang zu allen Angeboten des Impact Hub, Climate Lab und Future Health Lab.
• Vorteile wie Volunteer Days, Trainingsprogramme, Teamaktivitäten, Partnerangebote und mehr.
• Arbeiten mit Holacracy, einem Management-Framework, das umfangreiche Autonomie, Verantwortung und Eigenverantwortung bietet.

Angebot

• Rolle: 35 Stunden/Woche
• Startdatum: Februar 2025
• Vergütung: Das Jahresbruttogehalt für Vollzeit beträgt € 25.662 bis € 33.208. Eine Überzahlung ist abhängig von Ausbildung, Qualifikationen und Berufserfahrung möglich.
• Standorte: Future Health Lab (Alfred-Adler-Straße 1, 1100 Wien), Impact Hub Vienna (Lindengasse 56, 1070 Wien) & online

Bewerbungsprozess

Bitte sende deinen Lebenslauf sowie eine Beschreibung deiner Motivation und warum du die richtige Person für die Stelle bist, in einer beliebigen Form (z. B. Video, Poster, Dokument usw.) über unser Bewerbungsportal.

Hinweis
Wir fördern Vielfalt, Offenheit und gegenseitigen Respekt. Eingehende Bewerbungen bewerten wir ausschließlich auf Basis ihrer beruflichen Qualifikationen. Wir berücksichtigen Bewerbungen unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter und allen anderen Diversity-Merkmalen. Wir ermutigen Menschen aus allen Hintergründen, Gemeinschaften und Branchen, sich zu bewerben, und sind bestrebt, ein Team mit vielfältigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Kompetenzen aufzubauen.